Il Garante per la protezione dei dati personali ha comunicato che il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore, né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi.
Quanto sopra, oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un’illecita attività di controllo del lavoratore. In particolare, l’Autorità, a seguito di un reclamo presentato da un lavoratore ha accertato che la società con cui quest’ultimo collaborava, attraverso un software, aveva effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla e-mail e al gestionale aziendale. Le informazioni raccolte erano poi state utilizzate dalla società in un contenzioso.
Il Garante aveva anche rilevato sia l’inidoneità che la carenza dell’informativa resa ai lavoratori. Il documento prevedeva, infatti, la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori, per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione.
Nel definire il procedimento, il Garante ha affermato che la sistematica conservazione delle e-mail, effettuata per un considerevole periodo di tempo, e la sistematica conservazione dei log di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati. Ciò, inoltre, aveva consentito alla Società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori. Per quanto riguarda poi l’uso dei dati in tribunale, il Garante ha ricordato che il trattamento effettuato accedendo alla posta elettronica del dipendente per finalità di tutela in ambito giudiziario si riferisce solo a contenziosi già in atto e non ad ipotesi di tutela astratte e indeterminata, come nel caso di cui sopra.
